قسم التفتيش

إن من المهام المناطة بإدارة الرخص الطبية والصيدلية هو الدور الرقابي والإشراف الميداني على المنشآت الصحية الخاصة والتي يزيد عددها عن 4000 منشاة صحية موزعة على 41 مدينه ومحافظة وهجرة , وقد تم إنشاء قسم التفتيش للأهداف التالية :

  1. توحيد نقطة التواصل بين إدارة الرخص الطبية والمنشآت الصحية الخاصة .
  2. تركيز الخبرات والكفاءات العاملة في أقسام الإدارة للحصول على أفضل أداء .
  3. الحصول على إحصائيات شاملة بخصوص نتائج الجولات التفتيشية .
  4. الرفع لمقام الوزارة بتقارير شاملة عن الجولات التفتيشية مع التوصيات .

- مرفق بيان إحصائيات بإعداد المنشآت الصحية الخاصة وأنواعها وتوزيعها داخل أو خارج مدينة الرياض .


1- رئيس القسم :

  • الإشراف الكامل على جميع مانصت عليه آلية أداء قسم التفتيش.
  • تحديد فترة زمنيه لأداء المهام المختلفة للقسم المذكورة في آلية عمل قسم اللجان مع مسؤول المتابعة في قسم اللجان . .
  • التحديث الدوري لآلية أداء قسم التفتيش والبحث عن مواضع الضعف وتقويمها .
  • وضع أهداف قسم التفتيش سواء أهداف مرحلة أو سنوية .
  • الاجتماع الدوري مع أعضاء قسم التفتيش لتقييم أداء القسم ومناقشة الملاحظات وطرق تصحيحها .
  • تقديم التقارير الدورية لسعادة مدير الإدارة فيما يخص أداء القسم وتزويد سعادته بالإحصائيات والتوصيات .
  • جميع مهام رئيس القسم تتم بمشاركة المسؤولين عن المهام المختلفة لقسم التفتيش .

2- نائب رئيس القسم :

المهام :

  • يكلف بجميع مهام رئيس القسم المذكورة سابق بموجب تفويض بالصلاحيات من رئيس القسم.

3- مشرف المتابعة :

المهام :

  • يتولى مسؤول المتابعة بقسم التفتيش مسؤولية متابعة أداء جميع موظفي القسم والتزام الجميع بآلية العمل بالقسم .
  • تكليف مسؤول المتابعة بإعداد نماذج لمتابعة كل مهمة من المهام المذكورة في المخطط التنظيمي للقسم .
  • إعداد تقرير أسبوعي عن أداء القسم يتضمن جميع انواع المهام المذكورة في الآلية وتحديد القصور في الأداء ، كما يتضمن التقرير الفترة الزمنية لانجاز المهام بأنواعها.
  • التواصل مع أقسام الإدارة الأخرى لضمان جودة الأداء.

4- منسق الكشوفات الدورية على المنشات الصحية الخاصة :

إن من ابرز مهام قسم التفتيش هي الكشف الدوري على المنشآت الصحية الخاصة و ذلك بهدف تقييم أدائها والمتابعة وذلك سعيا لتقديم خدمة علاجية آمنة للمراجعين . ويتولى منسق الكشوفات الدورية إعداد الجداول وتكليف اللجان بالمهام اللازمة.

مهام منسق الكشوفات الدورية :

  • أولا – إعداد جداول مهام الكشوفات بإحدى الطريقتين التاليتين .

    1. إعداد جداول الكشف بناء على بيانات نظام الرخص الطبية .
    2. إعداد جداول الكشف بناء على المسح الجغرافي للمناطق ويهدف لمتابعة المنشآت الصحية التي تزاول النشاط قبل الحصول على الترخيص النظامي او معرفه المنشآت الصحية النظامية والتي تم حذف تراخيصها من النظام عن طريق الخطأ عند التحديث الآلي للنظام .
  • ثانيا – تسليم جداول الكشف الدوري لرؤساء اللجان واستلام محاظر الكشف بعد انجازها .
  • ثالثا – التأكد من قيام اللجان المكلفة بأداء مهامها شكلا ومضمونا .
  • رابعا – ابلاغ مسؤول المتابعة عن أي قصور في أداء اللجان .
  • خامسا – تسليم محاضر الكشف للمنسق الاداري في قسم التفتيش لأرشفة محاضر الكشف وتفريغ البيانات.
  • سادسا – التنسيق فيما يخص إجازات أعضاء اللجان بما يضمن عدم تأثر أداء القسم ويلزم على جميع أعضاء اللجان الميدانية بتقديم طلب الإجازة لمنسق لجان الكشف الدوري مع تأمين عمل الموظف .

5- منسق اللجان الاجرائية :

المهام :
متابعة الأتي :

  1. التواصل مع أقسام الادارة الأخرى فيما يخص المهام المكلف بها.
  2. متابعة لجنة الموافقات المبدئية للصيدليات .
  3. لجنة متابعة الموافقات المبدئية .
  4. اللجنة المكلفة مع الإدارات الحكومية .
  5. لجنة الإحالات اليومية وتتضمن:
    • تسليم الخطابات العاجلة والهامة.
    • إجراء الكشوفات المتضمنة ما يلي:
      • طلبات موافقة أولية لافتتاح منشأة صحية خاصة.
      • طلبات تمديد موافقة مبدئية لمنشأة صحية خاصة.
      • طلبات الترخيص النهائي لمنشأة صحية خاصة.
      • طلبات تجديد الترخيص النهائي لمنشأة صحية خاصة.
      • إلغاء ترخيص منشأة صحية خاصة.
      • طلب إيقاف لنشاط منشأة صحية خاصة.
      • طلب إضافة لنشاط منشأة صحية خاصة.
    • تنفيذ قرارات الإغلاق الصادرة من لجنة مخالفات المؤسسات الصحية الخاصة.
    • إجراء جميع المهام الميدانية.
    • تقديم تقرير اسبوعي عن المعاملات المنجزة لمسئول المتابعة في قسم التفتيش.

وفيما يلي توضيح لبعض تلك المهام:

اللجنة المختصة بالنظر في طلبات افتتاح الصيدليات:

نظراً لوجود بعض الشروط الخاصة بافتتاح الصيدليات فقد تم تخصيص لجنه مركزيه للنظر في الطلبات وفقاً لنظام المنشآت الصيدلانية والتعاميم الصادرة والمنظمة لذلك .

وتتلخص مهام مسئول طلبات افتتاح الصيدليات بالآتي :

  1. استلام طلبات افتتاح الصيدليات من منسق اللجان الإجرائية .
  2. إجراء الكشف الميداني على الموقع المطلوب حسب نموذج الكشف الخاص بذلك.
  3. تسجيل إحداثيات الموقع المطلوب
  4. مطابقة الموقع المطلوب مع الصورة الفوتوغرافية المرفقة بطلب الافتتاح
  5. بعد التأكد من صلاحية الموقع وتماشيه مع الشروط النظامية يتم تثبيت الإحداثيات في برنامج الإحداثيات الخاص بالصيدليات
  6. في حال عدم مناسبة الموقع المطلوب يتم ذكر الأسباب في محضر الكشف
  7. إعادة الطلب لمنسق اللجان الإجرائية لإكمال الإجراء اللازم .

لجنة الإحالات اليومية :

نظراً لوجود معاملات واردة يوميا تتطلب الكشف المباشر وعدم ادراج تلك الطلبات مع مهام الكشف الدوري وذلك لما قد يسببه من تعطيل لمصالح المراجعين وتأخير النظر في طلباتهم لذا فقد تم تخصيص عدد من اللجان للنظر في تلك الطلبات وانجازها وتختلف تلك المهام على النحو الآتي :

  1. طلبات موافقة مبدئية لافتتاح منشأة صحية خاصة او تمديد لموافقة مبدئية ( نموذج ) .
  2. طلب ترخيص نهائي لمنشاة صحية خاصة او تجديد الترخيص (نموذج ) .
  3. طلب اضافه نشاط لمنشأة صحية خاصة (نموذج) .
  4. تسليم الخطابات العاجلة .
  5. تنفيذ قرارات الإغلاق الصادرة من لجنه مخالفات المؤسسات الصحية الخاصة .
  6. طلب الغاء ترخيص منشأة صحية خاصة .
  7. طلب ايقاف نشاط مؤقت لمنشات صحية خاصة .
  8. إجراء جميع المهام الميدانية الأخرى .

وتتلخص مهام مسؤول لجنه الإحالات اليومية في المتابعة والتواصل مع أقسام الإدارة المختلفة واستلام طلبات الكشف وتوجيه اللجان اليومية لإنجازها وإعادتها بعد ذلك للأقسام المختصة لاستكمال الإجراء المطلوب .


لجنة متابعة الموافقات المبدئية :

الهدف من تشكيل لجنه لمتابعة الموافقات المبدئية هو معرفة المنشآت التي لم تثبت الجدية في استكمال إجراءاتها سواء من ناحية التأثيث والتجهيز للموقع او استكمال المتطلبات الإدارية .

ويتم اجراء متابعة الموافقات المبدئية كالتالي :

- يتولى منسق الجان الإجرائية مهمة إعداد قوائم أسبوعية بالموافقات المبدئية المنتهية صلاحيتها في نظام الرخص الطبية.

- يتولى منسق اللجان تكليف لجنه للشخوص لموقع المنشاة الصحية الخاصة وإعداد تقرير عن مدى جدية صاحب الطلب في تجهيز الموقع ( نموذج ) وتعاد محاضر الكشف لمنسق اللجان .

- يتولى منسق اللجان تسليم محاضر الكشف للقسم المختص لاتخاذ الإجراء المناسب ويتم ذلك وفق.


اللجان المشتركة مع الدوائر الحكومية الأخرى :

المهام :

- استلام جميع المهام التي تتطلب المشاركة الميدانية مع الجهات الحكومية والهيئات الأخرى .

- تقديم إحصائية أسبوعية بالمهام المنجزة لمنسق اللجان وكذلك منسق الإحصائيات والمعلومات ومسؤول الأرشفة .


6- المنسق الإداري لقسم التفتيش:

المهام :

  1. إعداد إحصائية شهرية وسنوية بأداء قسم التفتيش متضمنة جميع ماذكر في مهام قسم التفتيش.
  2. دراسة الإحصائيات وتدوين الملاحظات بخصوص أداء القسم وتقديمها للمشرف على المتابعة .
  3. المراجعة الدورية لجميع النماذج والجداول ومحاضر الكشف المذكورة في آلية أداء قسم التفتيش.
  4. إعداد ومتابعة برنامج محاضر الكشف الالكترونية والتي سبق إعداد قوائمها الرئيسية.
  5. تصنيف المؤسسات الصحية الخاصة وتقييم أدائها لتحديد الحد الأدنى من الكشوفات الدورية بناء على نتائج التصنيف .
  6. استلام محاضر الكشف من منسق لجان الكشف الدوري ومنسق اللجان الإجرائية لأرشفتها وتفريغ البيانات وتسليمها بعد ذلك للقسم المختص لاتخاذ الإجراء اللازم.
  7. تزويد الأقسام المختصة ومسؤول المتابعة بقسم التفتيش نسخه من المحاضر المؤرشفة وذلك بعد تصنيفها بحسب نوع المنشاة وإعداد ملف خاص لكل منشأة صحية خاصة وذلك لسهولة الوصول لجميع الكشوفات السابقة عليها .